KYC – das hat nichts mit einer populären US-amerikanischen Fast-Food-Kette zu tun (auch wenn die Abkürzung leicht zu Verwechslungen führen kann), sondern steht für „Know Your Customer“. Es bezieht sich auf den Prozess der Identitätsverifizierung von Kunden durch Unternehmen. Ursprünglich stammt der Begriff KYC aus der Finanzwelt. Dabei überprüfen Banken und andere Finanzdienstleister die Identität ihrer Kunden mit dem Ziel, Geldwäsche und Terrorismus zu verhindern.
Inzwischen ist KYC aber längst nicht mehr nur auf den Finanzsektor beschränkt. Auch große Konzerne wie Amazon müssen nachweisen, dass sie ihre Kunden – bzw. in diesem Fall die Marktplatzhändler – regelmäßig überprüfen, um Gesetzesverstöße zu verhindern und die Integrität der Online-Plattform zu gewährleisten.
Schritt für Schritt durch Amazons KYC-Prozess
Als einer der größten Global Player im E-Commerce nimmt Amazon die geltenden KYC-Regularien sehr ernst und hat Prozesse etabliert, um sicherzustellen, dass (möglichst) nur ehrliche Händler auf der Online-Plattform aktiv sind. Daher dürfen Seller erst nach der erfolgreichen Verifizierung die Amazon-Plattform nutzen. Dazu verlangt der Konzern von den Sellern nicht nur persönliche Daten, sondern auch umfangreiche Unternehmensinformationen wie Adressnachweise, Handelsregisterauszüge, Gesellschafterlisten und weitere steuerliche Informationen.
Überprüfung und fortlaufende Kontrolle
KYC ist kein einmaliger Prozess, sondern ein wesentlicher Bestandteil Amazons Compliance- und Risikomanagementstrategie. Amazon überwacht die Aktivitäten auf seinem Marktplatz fortlaufend und überprüft seine Seller regelmäßig. Immer wieder werden Sellerkonten gesperrt, wenn Amazon bei einem Seller auf (vermeintliche) Unregelmäßigkeiten stößt oder eingereichte Dokumente als veraltet erachtet. Für die betroffenen Seller ärgerlich, denn jeder Tag der Kontosperrung ist ein Tag ohne Umsatz.
Was tun, wenn Ihr Konto aufgrund von KYC gesperrt worden ist?
Amazon hält sich zu Einzelheiten seines KYC-Prozesses bedeckt. Vermutlich auch, um zu verhindern, dass kriminelle Akteure ihre Aktivitäten an Amazons Prüfprozesse anpassen. Welche Dokumente Amazon für die Verifizierung eines Sellers in welcher Form überprüft, ist daher weder öffentlich kommuniziert noch einheitlich geregelt. Zudem hängt dies, unter anderem, von der jeweiligen Unternehmensform des Sellerunternehmens ab. Wichtig ist daher, genau zu beachten, welche Dokumente Amazon für die eigene Verifizierung benötigt.
Zu den Dokumenten, die Amazon regelmäßig anfordert, gehören:
- Nachweise der Personalien der „wirtschaftlich berechtigten“ Personen (z.B. Gesellschafter, Prokuristen usw.) in Form von Kopien eines gültigen Personalausweises oder Reisepasses
- Aktuelle Handelsregisterauszüge
- Gesellschafterverträge (je nach Unternehmensform)
- Statuten (je nach Unternehmensform)
- Adressnachweise des Handelssitzes, zum Beispiel durch Adressangaben auf Stromrechnungen, Mietverträgen oder anderen offiziellen Verträgen oder Rechnungen (Achtung: Mobilfunkrechnungen werden seit einiger Zeit nicht mehr akzeptiert)
Die geforderten Dokumente sollten wie folgt eingereicht werden:
- zeitnah: Je früher die Dokumente eingereicht werden, desto eher wird die Kontosperrung aufgehoben.
- vollständig: Es sollten immer alle Seiten eines geforderten Dokuments kopiert und keine Informationen geschwärzt werden (mit Ausnahme von vertraulichen Informationen wie Geldbeträgen oÄ).
- gut leserlich: Amazon erkennt keine Dokumente an, die nicht einwandfrei leserlich sind.
- übersichtlich: Wenn mehrere Dokumente angefordert werden, sollten diese einzeln, eindeutig beschriftet und nach Möglichkeit als PDF eingereicht werden, damit die Mitarbeiter:innen von Amazon auf die Dokumente öffnen und auf den ersten Blick zuordnen können.
- in der Sprache des jeweiligen Markplatzes, für den die Verifizierung durchgeführt wird (z.B. Deutsch, Spanisch, Englisch, Französisch). Alternativ können die Dokumente auf Englisch, mit amtlich beglaubigter Übersetzung, eingereicht werden. Das macht beispielsweise Sinn, wenn die Originaldokumente in einer anderen Sprache als der des jeweiligen Markplatzes vorliegen.
Kurz gesagt: Machen Sie es den Amazon-Mitabeiter:innen so einfach wie möglich, die Verifizierung durchzuführen und vermeiden Sie Zeitverzögerungen durch Rückfragen zu den eingereichten Dokumenten. Weitere Informationen stellt Amazon in den FAQ in Seller Central zur Verfügung (Zugriff nur mit Seller Central Account): zu den FAQ
Fazit
Amazons strenge Implementierung von KYC-Maßnahmen zeigt, wie ernst das Unternehmen die Sicherheit und Integrität seines Online-Marktplatzes nimmt. Für Seller, die aufgrund von KYC gesperrt werden, ist dies oftmals frustrierend und nicht nachvollziehbar. Grundsätzlich gilt: Je schneller und sorgfältiger Seller die geforderten Dokumente einreichen, umso schneller wird ihr Konto wieder freigegeben. Auch wenn der Prozess mühsam oder unnötig erscheint, führen Sie sich vor Augen: Letztlich ist es Amazons Ziel, eine Umgebung zu schaffen, in der Sicherheit und Vertrauen an erster Stelle stehen.